KI-Readiness für KMU – Wissensstrukturen statt Tool-Chaos
Viele Unternehmen testen KI-Tools – ChatGPT, Copilot, verschiedene Assistenten. Sie hoffen auf Effizienzgewinne, aber die Ergebnisse bleiben oft generisch, weil KI keinen Zugriff auf das echte Unternehmenswissen hat.
KI-Readiness bedeutet: Wir bringen Ordnung in Wissen und Dokumentation, schaffen klare Strukturen – und legen damit das Fundament für sinnvolle KI-Nutzung. Strukturiertes Wissen hilft sofort (weniger Suchaufwand, schnellere Einarbeitung, weniger Personenabhängigkeit) und bildet morgen die Basis für eigene KI-Assistenten.
- Für wen? Für Geschäftsführer:innen und Bereichsleiter:innen kleiner Unternehmen (ca. 10–100 Mitarbeitende), die Wissenschaos spüren und KI sinnvoll nutzen wollen.
- Was Sie bekommen: Überblick über Ihre Wissenslandschaft, ein Strukturkonzept, einen definierten Pilotbereich und eine priorisierte Maßnahmenliste.
- Dauer / Form: Einige wenige, klar strukturierte Termine (Workshops & Abstimmungen), remote und vor Ort kombinierbar – fokussiert auf einen ersten Bereich.
In 30 Sekunden: Was KI-Readiness leistet
- •Klarheit, wo Wissen heute liegt – in Systemen, Dateien und Köpfen.
- •Ein Strukturkonzept, wie Dokumentation und Wissen künftig organisiert sind – ohne Zettelwirtschaft 2.0.
- •Einen konkreten Pilotbereich, in dem Suchaufwand, Rückfragen und Personenabhängigkeit spürbar sinken.
- •Priorisierte Maßnahmen und eine Roadmap, wie Sie weitere Bereiche Schritt für Schritt nachziehen können.
- •Eine Wissensbasis, die später für interne KI-Assistenten und RAG-Lösungen genutzt werden kann – ohne jetzt schon in KI-Projekte einsteigen zu müssen.
Wann KI-Readiness für Ihr Unternehmen sinnvoll ist
KI-Readiness ist keine „KI-Showeinlage“, sondern eine Strukturaufgabe. Besonders sinnvoll ist sie, wenn Sie sich in diesen Situationen wiederfinden:
- •Wissen steckt in E-Mails, Ordnern, Excel-Dateien und Köpfen – neue Mitarbeitende brauchen lange, um reinzukommen.
- •Es gibt viele Tools (ERP, DMS, Ticketsysteme), aber niemand hat den Gesamtüberblick über Wissen und Dokumentation.
- •KI-Tools werden bereits ausprobiert, liefern aber nur generische Antworten, weil sie nicht auf Ihr Unternehmenswissen zugreifen.
- •Sie möchten Abhängigkeiten von einzelnen Schlüsselpersonen reduzieren und Wissen besser übergeben können (Urlaub, Krankheit, Nachfolge).
Was Sie aus der KI-Readiness mitnehmen
- •Eine Übersicht, wo Wissen heute liegt (Dokumente, Systeme, Köpfe) und welche Bereiche den größten Hebel haben.
- •Ein pragmatisches Strukturkonzept für Dokumentation und Wissen – mit klaren Spielregeln statt Papierflut.
- •Einen definierten Pilotbereich (z. B. Service-Doku, Projekte, Onboarding), in dem Suchaufwand und Rückfragen spürbar sinken.
- •Konkrete Maßnahmen und eine Roadmap, wie Sie die neuen Strukturen über 6–12 Monate ausrollen können.
- •Klarheit, wie Ihre Wissensbasis später für interne KI-Assistenten genutzt werden kann – ohne heute schon ein KI-Projekt zu starten.
Ein Unternehmen, dessen Wissen dokumentiert, strukturiert und auffindbar ist, ist weniger abhängig von Einzelpersonen – und damit für Nachfolge, Verkauf oder Beteiligung attraktiver.
So läuft KI-Readiness ab
- 1
Kurzaufnahme & Priorisierung
60–90 Minuten Gespräch plus kurze Bestandsaufnahme: Wo liegen heute Dokumente, welche Bereiche tun am meisten weh, welche Schlüsselpersonen sind kritisch?
- 2
Zielbild & Spielregeln
Definition, welche Dokumentarten wichtig sind, wo sie künftig liegen sollen und wie sie benannt/strukturiert werden – Spielregeln, die im Alltag funktionieren.
- 3
Pilotbereich aufräumen & strukturieren
Ein konkret gewählter Bereich (z. B. Service-Doku, Projekte, Onboarding) wird gesichtet, strukturiert und teilweise migriert oder neu aufgesetzt – inklusive erster kleiner Automatisierungen.
- 4
KI-Perspektive & Roadmap
Aufzeigen, wie dieser Bereich später mit KI unterstützt werden kann (z. B. interner Q&A-Assistent) und welche Bereiche als Nächstes folgen sollten – mit einer realistischen 6–12-Monats-Roadmap.
KI-Readiness verknüpft sich häufig mit Prozessoptimierung & Automatisierung (wenn Büro-Zeitfresser sichtbar werden) und dem IT-Sicherheitscheck für KMU (wenn sensible Informationen und Zugriffsrechte betroffen sind).
Typische Ergebnisse in kleinen Unternehmen
Diese drei Beispiele zeigen, was KI-Readiness in der Praxis bringt:
Dienstleister, 30 Mitarbeitende – Rems-Murr-Kreis
- •Wissen steckt in Mails und Köpfen, neue Mitarbeitende brauchen lange, um reinzukommen
- •Klar definierter Bereich für Projekt- & Service-Doku, strukturierte Ablage, einheitliche Namenskonventionen
- •Deutlich weniger Rückfragen, schnellere Einarbeitung, Wissen ist auffindbar statt versteckt
Maschinenbauer, 50 Mitarbeitende – Backnang
- •Maschinen-Know-how verteilt in Word-Dateien, E-Mails, Notizbüchern
- •Strukturierte Maschinendokumentation als Basis für späteren Service-Copilot
- •Weniger Abhängigkeit von einzelnen Experten, Wissen ist dokumentiert und auffindbar
Handelsunternehmen, 40 Mitarbeitende – Region Stuttgart
- •Viele parallele Ablagen (Share, lokale Laufwerke, Mails), niemand hat den Überblick
- •Klarer zentraler Wissensbereich für Prozesse & Anleitungen, definierte Spielregeln
- •Spürbar weniger Suchaufwand, Klarheit, wo welche Informationen liegen
Häufige Fragen zu KI-Readiness
Bereit, Ihre Wissensbasis KI-fähig zu machen?
Sie möchten prüfen, ob KI-Readiness für Ihr Unternehmen im Moment der richtige Schritt ist?
Lassen Sie uns in einer kostenlosen Chemistry-Session darüber sprechen. In 30–60 Minuten klären wir, wo Sie heute stehen, welche Bereiche am meisten weh tun und was ein sinnvoller Einstieg für Sie wäre.
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